不要なメールは転送しないでください
メール転送のマナーとして、「なんでもかんでも届いたメールはすべて転送してしまおう」という考えかたは褒められたものではありません。外部のメールサーバに対して転送設定をする場合には、十分注意しないといけません。うかつにSPAMメールや攻撃メールを転送してしまうと、転送先メールサーバ側で生研メールサーバの評価がガタ落ちし、他の正当な転送メールまでもがSPAM判定されやすくなってしまうことがあります。
また、自分だけでなく同じ転送先メールサーバを用いる他の生研構成員にも悪影響を及ぼすことにもなりかねません。したがって、転送する前に生研メールサーバ上で(受信メールフィルタの振り分けルールなどを工夫して活用するなどして)必要なメールだけを転送するとか、できる限りのSPAM判定を行ってSPAMメールは転送しないだとか、そのような努力をお願いします。
アカウント削除後180日間の転送サービスについて
現在、生研アカウントを削除後も180日間は転送を継続するサービスを行ってはおります。しかし、このサービスについては今後も維持できるかどうかは不明です。サービスを維持するにしても、電子計算機室側では転送する努力はしますが、転送はあくまで相手サーバがあってのことです。先方のメールサーバが受信拒否したら転送はできません。この点はご理解ください。
たとえば、転送先のアカウント（メールアドレス）が無くなった場合は当然のことですが先方のメールサーバで受信拒否されます。このような場合には転送設定をすみやかに抹消すべきです。また、転送先のアカウントでメールボックス容量（クォータ）いっぱいにメールが溜ってしまった場合も先方メールサーバは受信を拒否します。このような状態を引き起こすことは望ましくありません。すみやかに転送先メールサーバ側に空き容量を作るか、または転送自体をすみやかに停止すべきです。こうした対処ができないのであれば転送を使うべきではありません。
また、これらご自身でできることを十分に行っていても、転送にはリスクがつきまといます。このところ目立つようになってきているのは、転送先メールサーバ側のセキュリティ強化にともなって発生する転送不能です。とくにGmailなどの大手メールホスティング業者で顕著になってきておりますが、転送されてきたメールについてはこれまでよりも厳密なチェックをして、すこしでも基準に満たないと受信拒否するケースが出てきています。
したがって、生研メールの「アカウント削除後180日間の転送サービス」も、100％の保証があるものではなく、相手次第によっては転送が不達になることもあるとご理解いただければ幸いです。
生研メールサーバにおける「メール転送設定」の方法を以下に記します。「フォワード」と「リダイレクト」の二種類がありますので、各自で判断して適切な方法をお選びください。どちらの方法を選んだとしても、設定は web メールにログインして実施します。
「プリファレンス」>「メール」の「新規メッセージ着信時：」欄を用いて転送先を設定します。設定例を画像で示します。
メッセージのコピーが入力フィールドで指定したメールアドレスに「フォワード」で転送されます。
「プリファレンス」>「フィルター」の「受信メッセージフィルター」を使います。新規フィルタを作成し、「アドレスにリダイレクト」のアクションで転送してください。転送先は「アドレスにリダイレクト」の入力フィールドで指定します。
画像で設定例を示します。
フィルタ条件を満たしたメールが「アドレスにリダイレクト」欄の入力フィールドで指定したメールアドレスに「リダイレクト」のしくみで転送されます。全てのメールを転送するには、この例のように「サイズが0バイト以上」などの、常に成立する条件を使ってください。
なお、すでに他にフィルタをお使いの場合は、フィルタの優先順序や「その他のフィルターは処理しない」のチェックボックスを上手にご活用ください。
「フォワード」による転送設定をお使いの場合、生研外から届いたメールを Gmail 宛に転送しようとしても、Gmail 側で受信拒否されることがしばしばあります。屆くはずのメールが届かない、といったトラブルを避けるため、リダイレクトによる転送をオススメします。 Gmail は SPAM 送信者に厳しいため、生研メールの他のフィルタで SPAM メールをある程度除外した上で Gmail に転送するようにしたほうが無難です。全メールを転送しようとすると SPAM 過多で転送拒否されることもあるようです。ご参考まで。